A műsor az egyik legfontosabb és legmeghatározóbb része egy rendezvénynek, mivel az egész esemény hangulata ezen áll vagy bukik, ezért muszáj tudatosan és átgondoltan műsort választani, hogy a lehető legmaradandóbb és legjobb élményt nyújtsa a résztvevőknek! A következőkben az is kiderül, hogy ezt hogyan teheted meg, azaz HOGYAN VÁLASZTD KI A MEGFELELŐ MŰSORT RENDEZVÉNYEDRE!
- Cél kitűzése
Igen, tudom, ez sokszor mondvacsináltnak tűnik, pedig a szervezés egyik alap köve, így a műsorválasztásnál sem hagyhatod figyelmen kívül! Mindig fogalmazd meg, mit szeretnél elérni a rendezvénnyel, és ennek megfelelően mit vársz a műsortól! Maradjon háttérben, szórakoztasson, esetleg az előadás legyen a rendezvény magja és vigye el az egész show-t? A célt hamar ki lehet találni, ami még egy ok a fontosság és hatékonyság mellett arra, hogy ne hanyagold el, és fogalmazd meg egy mondatban: mi a célod a rendezvénnyel és mi a célod az ott „tálalt” műsorokkal?
- Célközönség azonosítása
Eddig a lépésig egészen hasonlít a Rendezvényszervező kisokosunkra, ami ingyen letölthető weboldalunkról. Ez nem véletlen, hiszen a műsorok összeállításának váza nagyon hasonlít a komplett rendezvény megszervezéséhez, csak más jellegű tényezőket is figyelembe kell venni. A célcsoport azonosítása legyen mindenképp a következő lépés: koruk, nemük, érdeklődési körük, elvárásaik, stb.. Ez azért fontos, mert ahhoz, hogy jól érezzék magukat a látott és hallott műsortól és elégedettek legyenek vele, meg kell felelni az elvárásaiknak (vagy jó esetben felülmúlni azt), ehhez viszont előbb ki kell találnod, minek is örülnének és MIK az elvárásaik. Például egy falunap vagy családi fesztivál esetén érdemes gondolni minden korosztályra (gyerekműsor, pop énekes, akár operett vagy musical énekes, retro buli, stb.), mert vegyes a célközönség.
TIPP: Nem neked kell jól érezned magad, hanem a vendégeknek! Mindenképp tartsd ezt szem előtt, különben csalódni fog a közönség és nem fogják jól érezni magukat, ami így a te kudarcod is lehet!
TIPP2: A gyerekeknél érdemes „bevágódni” egy-egy gyerekműsorral, ha engedi a költségvetés, még akkor is, ha nem kifejezetten nekik szól a rendezvény. Egyrészt örülni fognak és le lesznek kötve, így a szülők is kicsit felszabadulhatnak, másrészt a gyerekek hangulata és állapota nagyban befolyásolja a szüleiét is: ha ők boldogok, akkor a szülők is azok lesznek! Sőt, tovább megyek! Amennyiben a célközönséged felnőttekből áll, akiknek nagy eséllyel van gyerekük, gyerekeiken keresztül is kicsalhatod őket a rendezvényre: csak tedd vonzóvá a kisgyerek számára, aki majd meggyőzi a szüleit (helyetted), hogy menjenek el.
- Program összeállítása
Következzen a LÉNYEG, a program és így a MŰSOR tényleges összeállítása!
Első lépés: alkalmazkodás a forgatókönyvhöz. Csak akkor lehet a műsorokkal foglalkozni, ha már tisztán látszik, mi is lesz a pontos program, mettől meddig mi fog történni, így tisztában leszel, mennyi időre és mikorra kell műsort szervezni.
TIPP: Ne legyen túlzsúfolt a rendezvényed, néha kell egy kis szünetet tartani, már csak azért is, mert az emberek kb. 40 percig tudnak átlagosan összpontosítani valamire, utána elveszítik az érdeklődésüket (hacsaknem ügyesen fenntartod valamivel), a rendezvény típusától függően tehát ezt is bele kell számolni!
TIPP2: Az előző tipphez kapcsolódóan inkább több, rövidebb műsort szervezz, mint egy-két nagyon hosszút, pont az előbb leírtak miatt! VISZONT! Nem lehet elégszer elmondani, mennyire fontos a célod! Egy fesztiválon nyilván elfér akár több 1,5 órás koncert is egymás után, mert ezért mentek oda az emberek, de egy családi nap megint más, tehát tartsd itt is szem előtt a CÉLODAT (vajon le kell-e kötnöd a résztvevőket, vagy sem és ha igen, milyen mértékig és mennyi ideig?)!
Második lépés: konkrét műsorok, előadók keresése. Még szerencse, hogy nálunk, a Négy Arc Műsorügynökségnél bármilyen műsort megtalálsz, minden célközönség számára! :) Nagyon hasznos a kutatásnál bemutatkozó anyagokat keresni/nézni, rengeteget elárul az előadókról, ráadásul sokszor igazi kincsekre bukkanhatsz!
TIPP3: Egy jó bemutatkozó anyag sokszor többet ér, mint egy ismert, híres név. Nem kell presztízskérdést csinálni a műsorokból, egy kevésbé ismert előadó is csinálhat ugyanolyan jó és színvonalas műsort, plusz a minőség látszani fog a bemutatókból, korábbi felvételekből, így nyugodtan támaszkodhatsz ezekre!
TIPP4: Mindig vedd figyelembe, hogy a helyszín milyen műsorra alkalmas! Egyes műsoroknak speciális helyszín igényeik vannak, pl. a Celtic Sunrise ír step show-hoz elengedhetetlen az egyenletes, nem beton talaj biztosítása!
Harmadik lépés: fellépők szerződtetése. Ha már kiválasztottad a számodra tökéletes műsort, már csak egyeztetned kell a menedzsmenttel, aláírni a szerződést és kész is van!
TIPP: Időben vedd fel a kapcsolatot az előadóval/műsorügynökséggel, mert simán lehet, hogy már nem fog ráérni a neked megfelelő időpontban és másikat kell keresned!
TIPP2: Ha több műsort is szeretnél szervezni egy napon belül, mindenképp keresd fel CSOMAGAJÁNLATAINKAT! Pont az ilyen esetekre találtuk ki: kedvezményes áron juthatsz hozzá a műsorokhoz, ha egyszerre többet veszel! És mivel úgyis többet kéne szervezned, sokkal egyszerűbb és olcsóbb egybe megvenni az összeset egy szervezőirodától.
- A gép forog, az alkotó pihen. :)
Ezek után nincs más dolgod, mint kivárni a rendezvény időpontját és reménykedni benne, hogy jó műsorokat választottál!
TIPP: Egy kicsit nehezen kivitelezhető, de a műsoroknál is fontos, hogy legyen „B” terved! Mit csinálsz, ha egy héttel a fellépés előtt lemondják a műsort? Kell lenniük a fejedben további ötleteknek, alternatíváknak vis major esetére!
Köszönöm, hogy elolvastad, remélem, most már magabiztosan fogsz nekivágni a műsorösszeállításnak! Ha bármiben segítségre lenne szükséged, keress minket bátran! :)
Sikeres szervezést!